KOSTELOOS ADVIES OP MAAT GRATIS QUICKSCAN

Thuiswerken na corona.

De coronacrisis laat zien dat thuiswerken kan, en voordelen heeft voor medewerkers en bedrijven. Door minder woon-werkverkeer verbetert bovendien de bereikbaarheid en neemt de uitstoot van CO2 af. Deels thuis en deels op kantoor werken (hybride werken) blijft ook na corona. We helpen werkgevers hierbij met een thuiswerkvoucher. Woningcorporatie Plavei vroeg deze al aan. Leidinggevende coach Andrea Huidink vertelt wat dat hun organisatie biedt en hoe werknemers ook op afstand productief en betrokken blijven.

Woningcorporatie Plavei heeft zo’n 50 medewerkers in dienst. De organisatie heeft een kantoor in Didam en ’s Heerenberg, maar sinds de corona-uitbraak werken medewerkers zo veel mogelijk thuis. Huidink: “Net als veel woningcorporaties waren we traditioneel: iedereen een eigen bureau, werken van half 9 tot 5. Terwijl het gaat om het werk dat je doet, niet waar je dat doet. Bij flexibel werken is er meer ruimte voor de balans tussen werk en privé, kun je de spits mijden enzovoort. In 2017 maakten we een visie flexibel werken. Corona werkte als een enorme versneller.”

De juiste spullen en software.

“We vroegen medewerkers meteen of ze een goede thuiswerkplek hadden en zo nee, wat er ontbrak. Omdat we wisten dat we niet meer op de oude manier zouden werken, mochten onze medewerkers van kantoor meenemen wat ze nodig hadden. Bijvoorbeeld een tweede beeldscherm voor collega’s die veel met getallen werken. Medewerkers die echt niet thuis konden werken, bijvoorbeeld vanwege een grote verbouwing, konden naar kantoor. Dat moest toch (op afspraak) open zijn. Tot oktober 2019 hadden we allemaal nog een vaste computer. We waren dus precies op tijd met de omschakeling naar laptops en werken in de cloud: toen corona kwam, konden we eigenlijk zo inpakken en thuis verder.”

Activiteiten voor verbinding.

Werken op afstand maakt contact lastiger, en ook motivatie en betrokkenheid kunnen een uitdaging zijn. “We vroegen 5 collega’s een werkgroep te vormen. Elke maand kiezen ze een thema met daarbij activiteiten. Er kwam een app-groep om van alles te delen en onderling lol te hebben, zoals voorheen bij de koffieautomaat. Op Valentijnsdag ontvingen we een kaart met een compliment. We speelden bingo, konden punten verdienen door bijvoorbeeld verkleed in een Teams-afspraak te verschijnen, er waren wandelchallenges, een fotowedstrijd en ga zo maar door. In de waan van de dag blijven plannen om elkaar over andere dingen dan werk te spreken vaak liggen. De werkgroep plant steeds koffiemomenten: ‘koetjes en Plaveitjes’.”

Mini-enquêtes.

De werkgroep blijft bestaan, want bij hybride werken is verbinding heel belangrijk. “Voorheen liep ik door het gebouw en zag ik het wel als het niet goed met iemand ging. Ook ik betrap me erop dat ik sommige mensen te lang niet spreek. Nu plan ik afspraken in. We houden ook af en toe een mini-enquête om te horen hoe het gaat en wat collega’s nodig hebben.”

Werken na corona.

Plavei vroeg medewerkers ook hoe ze na corona het liefst werken. Resultaat: zo’n 60% op kantoor en 40% thuis. “We berekenden hoeveel werkplekken we dan nodig hebben. We komen met de huidige 1,5-metermaatregel net uit, omdat er altijd wel collega’s naar huurders of bij gemeenten zijn.” De omslag naar hybride werken is nog niet klaar. “We gaan bij iedereen een thuiswerkplekonderzoek doen en een menukaart maken met de beschikbare opties. Zo hebben sommige collega’s last van hun nek omdat ze steeds omhoog kijken naar de camera. Een webcam wordt een van de opties. Net als een goede bureaustoel. We verwachten niet veel aanvragen, aangezien de meesten het inmiddels op orde hebben. Maar een goede werkplek is heel belangrijk, dus willen we laten zien wat er kan.”

Werk-privébalans.

Vertrouwen is heel belangrijk, benadrukt Huidink. “Ik ga ervan uit dat mensen thuis niet hun tijd verdoen, en dat klopt. Collega’s bleven enorm betrokken. Sterker nog, sommigen laten het werk moeilijk los. Het grote minpunt van thuiswerken. We besteden dus ook aandacht aan werkbalans en pauzes.” In de plannen voor hybride werken is verder aandacht voor veiligheid: mensen wijzen op de gevaren van digitaal werken.

Thuiswerkvoucher.

Ook mobiliteit verandert. “We hadden een heel wagenpark, maar hebben we die auto’s nog nodig? En de grootste verandering is die van een reiskostenvergoeding naar een thuiswerkvergoeding met reiskostenvergoeding als die nodig is.” Om werkgevers te helpen, biedt provincie Gelderland een thuiswerkvoucher. Hiermee kunnen werkgevers mensen inhuren die helpen met hun thuiswerkplan. In dit plan staat hoe het bedrijf werknemers verspreid over de week laat thuiswerken, en medewerkers die naar kantoor komen verspreid over de dag laat reizen. Bedrijven met minimaal 50 medewerkers in Gelderland kunnen een voucher aanvragen. Plavei deed dit. “Een mooie kans om onze CO2-voetafdruk te verkleinen. Hoe staat de extra stroom die thuis wordt gebruikt in verhouding tot de auto’s die blijven staan? Mooi om dat eens goed uit te zoeken. Het eerste gesprek was heel nuttig. Nu gaan we kijken wat voor ons werkt.”