Uitdaging case | Rapportageverplichting, hoe doen ze dat bij Trespa? | Zo Werkt Het Gratis advies

Rapportageverplichting, hoe doen ze dat bij Trespa?

Trespa las vorig jaar voor het eerst in de media over de rapportageverplichting. Steeds meer werd er over gesproken en ook Frans Smidt kwam in aanraking met dit onderwerp door werkgeversmagazines, informatie van het ministerie, etc. Toen Frans hier voor het eerst over las besefte hij dat ze hier bij Trespa nog niet mee bezig waren. Hij ging direct in de actiemodus en vroeg zich af ‘hoe gaan we dit doen’.

Toevallige ontmoeting

Frans begon zich in te lezen op de website van het ministerie, downloadde talloze documenten en vroeg zich af ‘wat moeten we nu invullen?’. Hij las met enige verbazing alle documenten en werd hier niet enthousiast van. Waar wij wel enthousiast van werden, is de toevallige ontmoeting met Rob Schaap van Midden Limburg Bereikbaar!

Rob Schaap was op locatie bij Trespa voor een andere topic en ontmoette in diezelfde meeting Frans. Van het een op het andere moment kwam ook de rapportageverplichting ter sprake, en laat nu net Midden Limburg Bereikbaar dé partner zijn die hierin kan helpen. Frans was enthousiast en plande direct een afspraak in met Rob.

QR code op het toilet

Ze starten samen aan het opbouwen van de rapportageverplichting. Het eerste wat er moest gebeuren was inzichtelijk maken hoe de medewerkers van Trespa reisden van werk naar woonplaats. Dit gebeurde middels een enquête. Frans wilde hier het optimale uithalen en zorgde ervoor dat iedereen bij Trespa op de hoogte was van de enquête. Hoe?! Door echt overal, maar dan ook echt overal de enquête te verspreiden. Collega’s werden er op iedere plek in het gebouw aan herinnerd om deze enquête in te vullen. Van een poster met QR code op het toilet, in de douches, kantine, op dienbladen, op koffieautomaten, in kleedruimtes, vergaderruimtes tot aan de portier: het was niet te missen!

Medewerkers werden daarnaast ook op de hoogte gesteld door hun eigen intranet en werden door de leidinggevenden meermaals geattendeerd op het invullen van de enquête. De enquête heeft uiteindelijk 15 dagen uitgestaan, Rob en Frans hadden tijdens 15 dagen iedere ochtend contact om de respons te checken. Want ook een hoge respons is voor de rapportageverplichting van belang.

Frans Smidt: “Zonder Midden Limburg Bereikbaar had ik alleen een onderbuikgevoel over bepaalde topics. Met het rapport van Midden Limburg Bereikbaar weet ik dat er fietspotentieel is, dat de veiligheid van de bushalte beter moet en kan ik niet alleen aan de slag met de rapportageverplichting maar ook naar de gemeente en directie om andere topics te bespreken. Er is een knop omgegaan en er is eigenaarschap ontstaan”.

Vlaai voor alle medewerkers

Nadat de enquête was gesloten en 84% respons had opgeleverd, werden alle medewerkers van Trespa beloond met een lekker stuk Limburgse vlaai. Vervolgens ging Midden Limburg Bereikbaar aan de slag met het maken van een analyse en het opstellen van een rapport. Deze rapportage dient ter inspiratie, waarin inzichten terugkomen die Trespa kan doorvoeren in een verduurzaming van hun mobiliteitsbeleid. Daarnaast geeft de rapportage inzicht in de benodigde jaarkilometers uitgesplitst naar type vervoermiddel die door Trespa één-op-één kunnen worden overgenomen ten behoeve van de rapportageverplichting.

"*" geeft vereiste velden aan