"Doordat 50% van de medewerkers op kantoor is, hebben we fors minder kantoorruimte nodig" | Zo Werkt Het Gratis advies

“Doordat 50% van de medewerkers op kantoor is, hebben we fors minder kantoorruimte nodig”

Sinds zo’n tien maanden werken 185 medewerkers van Mediahuis Limburg in hun nieuwe kantoorpand in Maastricht. De meeste van hen zijn aan de slag voor De Limburger, het vlaggenschip van het bedrijf. Hun nieuwe kantoor is gehuisvest in het grote Rabobank-gebouw in het stadsdeel Céramique. Ze kunnen gebruik maken van 110 werkplekken en 70 parkeerplekken voor auto’s. Hoe pak je dat aan? En hoe bevalt dat nu?

Daarvoor gaan we in gesprek met Marcel Noten. Hij is nu drie jaar facilitair manager met onder andere onderhoud, postverwerking, catering, schoonmaak en wagenparkbeheer in zijn takenpakket. Alles bij voorkeur vanuit de insteek van duurzaamheid. Hij heeft zijn facilitaire opleiding voltooid aan Zuyd Hogeschool en kan bouwen op een jarenlang ervaring bij de afdeling Sales. Het zoeken naar een nieuw pand, de inrichting en verhuizing was meteen een geweldige uitdaging. Met de nieuwe ervaring op zak is Marcel inmiddels een vraagbaak voor andere vestigingen van het Mediahuis.

De Europese mediagroep heeft vestigingen in Antwerpen, Hasselt, Amsterdam,  Aken, Dublin Luxemburg (stad), Leeuwarden en nu dus in Maastricht.

Regionaal mobiliteitsnetwerk Zuid-Limburg Bereikbaar ondersteunde het Mediahuis met een mobiliteitsscan om te onderzoeken en onderbouwen hoeveel parkeerplaatsen voldoende zouden zijn. Door dit op een gedegen manier te onderbouwen zorgde dit voor betrokkenheid bij de medewerkers.

Wat was jullie uitgangspositie voor de verhuizing?

“Het huurcontract in Sittard liep na twintig jaar af. We gingen op zoek naar meer efficiency en hebben de wensen voor een nieuw huurpand in beeld gebracht. We hebben dertig locaties bezocht, een top vier samengesteld en uiteindelijk gekozen voor Maastricht. Een kwalitatief uitstekend gebouw in het bestuurlijk en culturele centrum van onze provincie, dat is een mooie match.”

Welke keuzes hebben jullie gemaakt?

“Vroeger had iedere medewerker anderhalf bureau ter beschikking. Nu delen twee medewerkers één bureau. We hebben twee derde minder kantoorruimte nodig. Dat is financieel voordeliger. Bij de keuze voor de hoofdvestiging Maastricht hoort ook de keuze voor het regiokantoor in Venlo-Blerick Onze medewerkers zijn woonachtig in de hele provincie. Onze journalisten zijn vaker op pad en werken in dag- en avonddiensten. Al naar gelang de functie krijgt een medewerker Maastricht of Blerick/Venlo als uitvalsbasis toegewezen. Het regiokantoor heeft vijfentwintig medewerkers. De hoofdvestiging heeft er honderdvijfentachtig waaronder journalisten, een callcenter, sales, marketing en ondersteunende stafdiensten, personeelszaken en directie.”

Al wandelend door het kantoor zien we deze keuzes ook terug. Het valt op dat het op de werkplekken gonst van de bedrijvigheid. De inrichting valt op door het warme kleurenpallet, de moswanden voor een aangenaam binnenklimaat, de wanden met teksten die refereren aan de missie van De Limburger, gordijnen voor een eventuele extra afscheiding, het hergebruik van kantoormeubilair goed uitgeruste koffiehoeken met mokken en zonder plastic wegwerpbekers, concentratieplekken, ruimtes om te vergaderen, te presenteren, te brainstormen en te ontspannen.

Mediahuis heeft regionaal mobiliteitsnetwerk Zuid-Limburg Bereikbaar gevraagd een mobiliteitsscan te doen. Waarom?

“We wilden goed kunnen onderbouwen dat het aantal parkeerplaatsen bij het nieuwe kantoor voldoende zou zijn. Hoeveel procent van de medewerkers is aangewezen op de auto? Hoeveel procent kan met het OV reizen en hoeveel procent kan op de fiets stappen? De mobiliteitsscan van Zuid-Limburg Bereikbaar zorgde voor betrokkenheid bij de medewerkers. De uitkomsten sloten aan op onze eigen inschattingen. Het was voor ons een bevestiging dat we goede keuze hadden gemaakt in het voortraject. We kunnen nu goed werken met het aantal beschikbare parkeerplaatsen. Ze zijn lang niet altijd allemaal bezet. Een elektrisch leasewagenpark en bijbehorende laadpalen vormen de volgende uitdaging.”

Hoe bevalt het delen van de 70 parkeerplaatsen en 110 werkplekken voor 185 medewerkers? Hoe moeilijk waren de veranderingen?

“Het bevalt heel goed. De werkplekken zijn erop ingericht dat vijftig procent van de medewerkers op kantoor is. In de praktijk zitten we daar meestal nog wat onder. Dat komt dus door die samenwerking tussen regiokantoor en hoofdvestiging en door de dag- en avonddiensten. Ieder team heeft een eigen ruimte. Maar alle werkplekken zijn flexwerkplekken! Ook de ruimte van onze directie- en stafleden kunnen voor een overleg geboekt worden. Een nieuwe werkwijze is makkelijker als iedereen meedoet en wanneer je kunt starten op een nieuwe locatie.”

“We zijn achteraf op een goed moment naar een nieuwe locatie voor ons hoofdkantoor gaan zoeken. Ongeveer drie jaar geleden zijn we gestart en gedurende het traject hebben we veel inzichten gekregen. Tijdens de coronaperiode hebben we de effecten van hybride werken kunnen ervaren. Het toeval wilde dat we net voor de uitbraak van de pandemie iedereen een nieuwe laptop hadden gegeven met daarop de software om online gesprekken te voeren. Dat online vergaderen hadden we zelfs al getest. Binnen een dag kon negenennegentig procent van onze medewerkers van thuis uit werken. We hebben nog een week wat aanloopproblemen gehad, maar toen liep alles gesmeerd.”

Is thuiswerken dankzij corona ingeburgerd?

“Ja. Tenminste hybride werken is een blijvertje gebleken. In de basis werkt bij ons iedereen vanuit kantoor, maar je kan en mag in overleg met de leidinggevende thuis werken. Het aantal thuisdagen kan zeer verschillend zijn. Gemiddeld werken de meeste voor 50% van huis uit. Individueel wordt zo gekeken wat het beste werkt voor het bedrijf en de medewerker. Een win-winsituatie.

De grote vraag voor ons was of en hoe het thuiswerken de productiviteit zou beïnvloeden. En wat bleek? De uren die mensen thuiswerken zijn juist productiever. Ze kunnen dan rustiger en meer gestructureerd werken. Kantoor wordt meer een plek om te socializen, en om binding te houden met het bedrijf en met de collega’s. We doen dat via bijeenkomsten, presentaties en af en toe een borrel en door de juiste inrichting van het kantoor.”

Hoe ervaar je de samenwerking met een regionaal mobiliteitsnetwerk zoals Zuid-Limburg Bereikbaar? Hoe denk je dat andere werkgevers ook zulke expertise kunnen inzetten?

“Door de ervaring en de brede kennis van de markt is het fijn sparren over diverse mobiliteitsvraagstukken. We hebben goed en prettig samengewerkt om de mobiliteitsscan uit te voeren. Ook het proactief aanbieden van goed georganiseerde fietsacties waaraan je vrijblijvend kunt deelnemen zorgt voor bewustwording onder de medewerkers.

We zijn nu ook bezig met een fietsleaseplan om medewerkers te stimuleren tegen gunstige voorwaarden een fiets aan te schaffen. Of je nu privé of voor je werk op de fiets stapt: een betere vitaliteit is goed voor de medewerkers zelf en voor de werkgever. En we gaan meedoen met die actie om fietsen die thuis eigenlijk staan te roesten, te doneren aan mensen met een smalle beurs.”