"Een verhuizing van kantoor dwingt je om te kijken hoe je medewerkers naar kantoor reizen" | Zo Werkt Het Gratis advies

“Een verhuizing van kantoor dwingt je om te kijken hoe je medewerkers naar kantoor reizen”

Na de zomer verhuist het Openbaar Ministerie (OM) van hun huidige kantoorgebouw aan de Avenue Céramique naar St. Annadal. OM en Rechtbank Limburg zullen een gebouw delen. De verhuizing brengt in het dagelijks werken voordelen met zich mee, maar ondanks dat de verhuizing binnen Maastricht blijft, betekent dit toch veel voor de (meestal wat langere) woon-werkreis van de medewerkers. Daarnaast zijn er nog parkeerplaatsen te verdelen. Regionaal mobiliteitsnetwerk Zuid-Limburg Bereikbaar ging in gesprek met het OM en de Rechtbank om hen hierbij te ondersteunen.

Peter Meertens (rechts op de foto) is Project- en Contractmanager en Logistiek Coördinator en werkzaam bij het BES van het Openbaar Ministerie Arrondissementsparket Limburg. Jeroen Jacobi (links op de foto) is Teamvoorzitter Facilitair & Beveiliging van de Rechtbank. Ze geven ons inzicht in de aankomende verhuizing en lichten de verschillende uitdagingen toe.

Welke uitdagingen brengt de verhuizing met zich mee op gebied van woon-werkverkeer en zakelijke ritten?

Peter Meertens: “Voor veel werknemers van het OM betekent het letterlijk een stukje verder reizen door Maastricht. Bij de locatie aan de Avenue Céramique lag het station op 8-10 minuten loopafstand en nu moeten medewerkers die met de trein komen een extra bus nemen of een deelfiets. Dit betekent een extra schakel in je woon-werkreis waar niet iedereen direct blij mee is. Mis je een bus en daardoor de aansluiting? Dan wacht je al snel 20 tot 30 minuten. We bekijken daarom of we de medewerkers met de trein kunnen faciliteren met een deelfiets van NS of Arriva voor de last mile. We zorgen er dan voor dat de deelfiets hoort binnen de vergoeding van de woon-werkreis, zoals reizen met het OV dat nu al is. Formeel mag je nu alleen een deelfiets gebruiken voor een dienstreis, maar we willen dit gaan aanpassen. In een ideale situatie kiezen medewerkers voor duurzaam en efficiënt vervoer. En er is parkeerplek voor iedereen die aankomt op de parkeerplaats”

Jeroen Jacobi: “We maken als Rechtbank niet alleen 30% van het gebouw vrij voor het OM, buiten op de parkeerplaats gebeurt ook dezelfde herverdeling. 30% van de parkeerplekken voor kantoormedewerkers komt ter beschikking voor het OM. Dit brengt zeker een uitdaging met zich mee, omdat de parkeerplaats vaak vol staat. We hebben daarbij in overleg besloten niet te willen tornen aan de parkeerplekken voor bezoekers, we moeten bereikbaar blijven voor de bezoekers van de Rechtbank.”

Peter Meertens: ”Er zijn inderdaad niet genoeg parkeerplekken om iedere medewerker die met de auto wil komen een plek te bieden. Door de verhuizing zijn er zelfs meer medewerkers van het OM die aangeven graag met de auto te willen komen. De verdeelsleutel zorgt er wel voor dat elke organisatie een vast aantal parkeerplekken tot zijn beschikking hebben. De invulling daarvan pakken beide organisaties zelf op.”

Jeroen Jacobi: “Wij schrijven op dit moment een nieuw parkeerbeleid waarmee we de voor ons beschikbare plaatsen zo efficiënt mogelijk te verdelen onder de collega’s die een parkeerplaats wensen. Het beleid wordt op dit moment geformuleerd. De exacte details ervan zijn nog niet bekend; die worden nu uitgewerkt.”

Hoe heeft regionaal mobiliteitsnetwerk Zuid-Limburg Bereikbaar jullie kunnen ondersteunen, specifiek bij het parkeerbeleid en in de voorbereiding op de verhuizing?

De mobiliteitsmakelaars hebben recent een mobiliteitsscan uitgevoerd voor beide organisaties, zodat opnieuw inzichtelijk is wat het potentieel is voor fiets en het OV en voor hoeveel medewerkers de auto het beste vervoermiddel is/blijft. Hier is bij het OM bij deze doorrekening uiteraard uitgegaan van de nieuwe werklocatie. Deze scans helpen zowel de OM als de Rechtbank om te kijken of medewerkers een alternatief hebben voor de auto en meer te sturen op gedragsverandering. Daarnaast hebben de mobiliteitsmakelaars beide organisaties meegedacht bij het ontwikkelen van een vernieuwd parkeerbeleid.”

Peter Meertens: ”Bij de OM nemen we meerdere factoren mee om de parkeerplekken efficiënt te verdelen:

  • Voor wie is het noodzakelijk om met de auto te komen;
  • Werkt iemand parttime dan kan op andere dagen de parkeerplek gebruikt worden door iemand anders;
  • Zorgen dat niet alle teams op dezelfde dag aanwezig moeten zijn om te vergaderen;
  • We blijven de fiets en het OV stimuleren voor medewerkers waarvoor dit een goede of de beste optie is;
  • We focussen nog meer op het tijd- en plaatsonafhankelijk werken (hybride werken);
  • En als er echt een te kort aan parkeerplekken dreigt dan moeten we ook kunnen aangeven dat iemand niet met de auto naar zijn werk kan komen.

Met name in het tijd- en plaatsonafhankelijk (TPOW) werken steken we op dit moment veel energie. Na de verhuizing werken we met flexwerkplekken, het is zelfs zo dat als iedereen op dezelfde dag naar kantoor wil komen er niet genoeg werkplekken zijn. We zorgen er wel voor dat het op kantoor zijn voor iedereen aantrekkelijk blijft door hier aandacht aan te besteden bij de inrichting en je goed kunt overleggen.

Tegelijkertijd prijzen we dus ook het thuiswerken met een veilig en goed digitaal systeem. Alle dossiers zijn tegenwoordig digitaal te raadplegen en te bewerken waar er voorheen veel geprint werd. Thuiswerken gebeurt in samenspraak met de leidinggevende, maar biedt daardoor wel veel vrijheid om als werknemer je werkplek en -tijden zelf in te regelen.

Bij de inrichting van het kantoor zijn er naast de flexwerkplekken ook ontmoetingsplekken, informele ruimtes met veel glaswerk. En wil je je terugtrekken dan zijn er de geluidsdichte vergaderruimtes. Zo kan elke medewerker optimaal presteren thuis en op kantoor.”

Jeroen: “Zuid-Limburg Bereikbaar heeft ons geadviseerd in het parkeerbeleid dat momenteel nog wordt uitgewerkt. We verliezen 30% van de parkeerplekken dus moeten de beschikbare plaatsen zo efficiënt mogelijk verdelen en kijken daarbij naar de collega’s die een parkeerplaats nodig hebben en wensen. Het advies van Zuid-Limburg Bereikbaar helpt ons zodat we met het nieuwe beleid een aantal knoppen hebben waaraan we kunnen draaien. Denk hierbij aan minimale afstand van huis tot werk om in aanmerking tot komen voor een parkeerautorisatie.”

Deden zich door de verhuizing nog andere mogelijkheden voor om te kijken naar mobiliteit van medewerkers?

Peter: “Een verhuizing en in dit geval ook deels verbouwing brengt andere voordelen met zich mee. Bij Avenue Céramique gaven medewerkers aan dat de stalling niet breed genoeg was voor elektrische bakfietsen. Hier letten we dus op dat dit wel mogelijk is waardoor je je fiets binnen kunt zetten in een van de twee medewerkers fietsenstallingen.”

Enthousiast voegt Peter toe: “Leuk is dat we ook zorgen voor ‘mobiliteit ter plaatse’ waardoor je tijdens je werkdag binnen actief kunt zijn en dit zorgt ook voor ontspanning van tijd tot tijd. We zorgen voor een goede houding tijdens het werken door aanschaf van hogere krukken die goed zijn voor je zithouding/rug en er zijn zes bureaufietsen. Er is een fitnessruimte (met douches) waar je voor of na je werk gebruik van kunt maken, een tafelvoetbaltafelspel, dartbord en we hebben een schommelstoel en massagestoelen.”

Welke meerwaarde brengt aangesloten zijn bij een regionaal mobiliteitsnetwerk zoals Zuid-Limburg Bereikbaar nog met zich mee?

“Zuid-Limburg Bereikbaar ondersteunt werkgevers met het stimuleren van het nemen van de fiets en/of het OV. Belangrijk daarin is wel dat beide organisaties dezelfde actie ondersteunen, zodat het voor alle medewerkers geldt.

Met name de fietsacties op de werkvloer zijn altijd leuk en worden enthousiast ontvangen door onze medewerkers geeft Peter Meertens aan.”

Jeroen Jacobi vult aan dat Zuid-Limburg Bereikbaar zeker ook de Rechtbank ondersteunt bij het aantrekkelijker maken van gebruik van de fiets en het openbaar vervoer. In het nieuwe parkeerbeleid, dat nu in voorbereiding is, wordt hierin ook op ingegaan op de reeds in de CAO aanwezige financiële prikkels op te nemen om OV en fiets te stimuleren en autogebruik af te remmen. In de toekomst willen we ook het plaats- en tijdsonafhankelijk werken meer mogelijk maken, zodat je niet per se naar je werk hoeft. Zover zijn we nu nog niet.”

Peter Meertens: “Wat ik zelf heel erg waardeer aan de samenwerking met Zuid-Limburg Bereikbaar is het delen van kennis en ervaringen. Je krijgt op deze manier inzichten in de problemen en vraagstukken waar andere organisaties mee te maken krijgen. Als er vergelijkbare situaties zijn, dan kunnen de mobiliteitsmakelaars tips geven.”

Hoe ziet de ideale situatie er voor jullie uit, als de verhuizing achter de rug is, als het gaat om vervoer en parkeren?

Jeroen Jacobi: “Medewerkers reizen bewust en niet onnodig.”

Peter Meertens knikt: “En het plaats- en tijdsonafhankelijk (TPOW) kunnen werken, zorgt ervoor dat er enige flexibiliteit mogelijk is. Je hoeft niet altijd naar kantoor.”

Jacobi: “Zover zijn wij nu nog niet, dat TPOW al een vast begrip is. Maar dat zou veel vervoersbewegingen kunnen voorkomen. En als je dan toch naar kantoor of naar de zittingszalen komt om je werk te doen, doen we dat in de toekomst zo duurzaam mogelijk.”

Peter Meertens: “Jazeker, we streven naar duurzaam en efficiënt vervoer. Mensen die ver weg wonen, zullen de auto moeten nemen, af en toe. Niet zomaar, zonder nadenken, maar weloverwogen. En de mensen die in of rondom Maastricht wonen? Hopelijk komen die collega’s op de fiets naar kantoor, waar mogelijk. Want als je fietst, kun je heerlijk ontspannen voordat je op kantoor aankomt en na werktijd, voordat je thuis je schoenen uittrekt. Ook dat is goed voor je gezondheid!”

Jeroen Jacobi: “En in een ideale toekomst is er uiteraard ook altijd parkeerplek voor iedereen die aankomt op dit terrein, doordat we tegen die tijd een goed en weldoordacht systeem hebben bedacht, een verdeelsleutel, een eerlijk-parkeer-beleid. Wees dus welkom bij de Rechtbank en het OM, als jij – lezer van dit stuk – ooit een afspraak bij ons hebt.”