Rapportageverplichting WPM – een vroege start loont!
WE Fashion en Victoria Schoonmaak zijn bedrijven die zich al voorbereiden op 1 januari 2024, wanneer het besluit CO2-reductie werkgebonden personenmobiliteit ingaat. Voor werkgevers met 100 of meer werknemers betekent het besluit een rapportageverplichting van mobiliteitsgegevens. Hun advies aan andere werkgevers: ‘begin op tijd!’
Bewust duurzaam
Het besluit heeft tot doel om bewuster te kiezen voor duurzame mobiliteit en daarmee minder broeikasgassen in het verkeer te veroorzaken. Uiteindelijk moet de CO2-emissie door werkgebonden personenmobiliteit in 2030 met 1,5 Mton zijn teruggedrongen. Vanaf 1 januari 2024 zijn werkgevers (met 100 of meer werknemers) verplicht jaarlijks gegevens bij te houden over de mobiliteit van hun werknemers. Het gaat daarbij om zakelijke én woon-werk mobiliteit. Werkgevers moeten vervolgens uiterlijk 30 juni van het opvolgende jaar deze gegevens rapporteren op een digitaal formulier waarna de CO2-emissie wordt berekend.
Gegevens verzamelen
Bij WE Fashion en Victoria Schoonmaak zijn ze zich ervan bewust dat het verkrijgen van alle benodigde gegevens voor de rapportageverplichting een uitdaging kan zijn. ‘De in- en uitstroom in onze winkels is hoog en niet iedereen werkt altijd in hetzelfde filiaal’, vertelt Patrick Meddens, verantwoordelijk voor de personeelsadministratie bij WE Fashion. ‘Dat betekent nogal wat voor onze administratie. Ik ben dan ook blij dat we vroeg zijn begonnen, want dat voorkomt last-minute stress.’ Ook Victoria Schoonmaak denkt al na over hoe ze de gegevens adequaat kunnen verzamelen. Financieel manager Maarten Wessels: ‘Veel informatie hebben we al, maar hoe gaan we het goed aan elkaar knopen? Die puzzel zijn we nu aan het leggen, en met ieder stukje komen we dichterbij.’
Zakelijke én woon-werkkilometers
‘Bij Victoria Schoonmaak weten wij waar onze medewerkers wonen en waar ze werken. Het aantal kilometers woon-werk kunnen we dus goed bepalen’, vertelt Wessels. ‘De uitdaging is vaststellen hóe men naar het werk gaat, dus in wat voor vervoersmiddel en met welk type brandstof. Daar heb ik wel ideeën bij, maar je moet het hard kunnen maken.’ Wessels is van plan om elk jaar in het medewerkerstevredenheidsonderzoek aan werknemers te vragen hoe zij reizen: ‘Ik hoop dat we daar voldoende respons op krijgen. Want bij een te lage respons moet de directe leidinggevende voor al zijn medewerkers gaan inventariseren en dan kan het best een klus zijn.’
Over het zakelijke verkeer (dus niet het woon-werkverkeer), maken Wessels en Meddens zich niet druk. Door declaraties en lease-of bedrijfsauto’s zijn er al gegevens uit de administratie te halen. En werkt iemand op een andere werklocatie dan het vaste werkadres, dan is dat uit het rooster te halen. Zo werken medewerkers van Victoria Schoonmaak vaak op verschillende plekken. Medewerkers van WE Fashion werken soms in een ander filiaal.
Maak gebruik van systemen
Bij WE Fashion is het administratiesysteem aangepast. Meddens: ‘Nu kunnen we woon-werkverkeer en zakelijk verkeer registreren op personeelsniveau. Voor ons personeel op het hoofdkantoor is het relatief eenvoudig. Sinds corona werken we met een systeem waarin je aangeeft dat je op kantoor werkt. Vanaf komende maand moet je daarin ook aangeven hoe je bent gekomen. Een handige oplossing voor dit vraagstuk dus.’ Voor de medewerkers in de filialen is dat systeem er (nog) niet. Meddens: ‘Dat moeten we nu praktischer aanvliegen. Bijvoorbeeld door bij indiensttreding te vragen naar het gebruikelijke vervoermiddel. Reist een medewerker normaal met de fiets, maar misschien een keertje met de auto, dan houden we het toch gewoon op de fiets. Zo zorgen we dat het werkbaar blijft.’
Benut je brancheorganisatie
Informatie over de rapportageverplichting is zeker te vinden, maar Wessels en Meddens zijn het erover eens dat je er wel zelf actief naar op zoek moet. ‘Ik zoek veel zelf op en via nieuwsbrieven houd ik goed in de gaten wat er allemaal op ons afkomt’, vertelt Meddens. Wessels: ‘Vanuit branchevereniging Schoonmakend NL zitten we dicht op het vuur. Samen met andere schoonmaakbedrijven hebben we een afspraak gemaakt om te kijken hoe we dit het beste kunnen aanpakken. We gaan dan onder andere de handreiking bespreken en meedenken over een praktisch document voor de leden van brancheorganisatie Schoonmakend Nederland.’
Tips!
De twee bedrijven adviseren andere organisaties om tijdig actie te ondernemen, omdat het in kaart brengen van alle gegevens meer tijd kan kosten dan verwacht. Het is essentieel om goed te begrijpen wat er precies van je wordt gevraagd’, zegt Wessels. ‘Houd er bijvoorbeeld rekening mee dat medewerkers meer dan 20 uur per maand moeten werken om in de rapportage te worden opgenomen. Mijn tip is dus: lees de handreiking zorgvuldig en begin op tijd met de voorbereiding op het verzamelen van de nodige gegevens. En ga in gesprek met de leverancier(s) van je bedrijfssoftware.’
