Fiscale aspecten van zakelijke mobiliteit

Vrije ruimte in de WKR

Je mag een gedeelte van je totale fiscale loonsom besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor je medewerkers. We noemen dit de vrije ruimte. In 2023 is de vrije ruimte 3,0% van het fiscale loon tot en met € 400.000. Over het meerdere van je fiscale loon is de vrije ruimte 1,18%. Daarnaast kun je bepaalde zaken onbelast vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen door gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen. Enkele voorbeelden van vergoedingen met een gerichte vrijstelling zijn OV-abonnementen, een renteloze lening voor de aanschaf van een fiets en de reiskostenvergoeding (ongeacht vervoerwijze, dus ook lopen en fietsen vallen hieronder) tot €0,21 per kilometer. Over het bedrag dat uitkomt boven de vrije ruimte, betaal je loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. Voor meer informatie over deze vrije ruimte, zie belastingdienst.nl.

Reiskostenvergoeding

Onbelast: 21 cent
Je mag je medewerkers een onbelaste reiskostenvergoeding geven van €0,21 cent per kilometer. Dit is ongeacht het gebruikte vervoermiddel. Het betekent dat je ook gefietste en gelopen kilometers onbelast kunt vergoeden. Hier hangt geen minimaal aantal kilometers aan.

Vaste reiskostenvergoeding lastiger
Vanaf 2022 kun je als werkgever alleen nog een vaste onbelaste vergoeding verstrekken als je kunt inschatten hoeveel dagen een medewerker reist en thuiswerkt. Op het moment dat je dit niet kunt inschatten, bijvoorbeeld omdat je medewerkers flexibel zijn in waar ze werken, kun je geen vaste onbelaste vergoeding (forfait) meer uitkeren. Dan kun je alleen een onbelaste reiskostenvergoeding verstrekken op basis van declaratie.
Voorbeeld: stel dat een medewerker 4 dagen per week op locatie werkt en 1 dag thuis. Dan kun je vaste onbelaste reiskosten uitkeren van 4/5e van 214 dagen
(214 dagen is in de ogen van de belastingdienst voltijd) = 171 dagen. Weet je van tevoren niet hoeveel deze medewerker gaat thuiswerken, dan moet de medewerker per maand een declaratie van zijn of haar reizen indienen.

Reiskostenvergoeding OV
In tegenstelling tot de reiskosten voor de auto mag je de reiskosten voor OV-gebruik volledig en onbelast vergoeden. Ook als die hoger liggen dan €0,21 per km. Je kunt hiermee direct en indirect kosten besparen; denk aan parkeerkosten en het benutten van OV-reistijd als werktijd. Daarnaast draagt OV-gebruik bij aan duurzaamheid. Wist je dat de CO2-uitstoot van treingebruik 75 procent lager ligt dan van de auto?
Bij elektrische bussen is dit zelfs 90 procent lager.

Fiscale fietsregelingen

Er zijn talloze fiscale mogelijkheden om je medewerkers te stimuleren om vaker de fiets te pakken: van renteloze lening tot leasefiets en van fietsvergoeding tot fiets van de zaak. Download hier de whitepaper ‘Fiscale mogelijkheden voor fietsstimulering’ voor een handig overzicht van alle regelingen.

Carpoolregeling

Als medewerkers op eigen initiatief carpoolen, mag je als werkgever zowel de chauffeur als meerijdende collega’s onbelast een vergoeding geven van € 0,21 euro per kilometer. Afspraken die medewerkers onderling maken, bijvoorbeeld over de verdeling van de reiskosten, hebben geen gevolgen voor jou als werkgever.
De medewerker die rijdt krijgt geen extra vergoeding voor eventuele omrijkilometers.

Thuiswerkvergoedingen

Thuiswerkvergoeding
Op dagen dat medewerkers thuiswerken, mag je geen reiskostenvergoeding geven. Wel mag je een onbelaste vergoeding van € 2,15 per thuiswerkdag te geven, ook als de medewerker een deel van de dag thuiswerkt.

Voorbeeld: Stel dat een medewerker gemiddeld 1 dag per week thuiswerkt, dan mag je als werkgever een vaste thuiswerkvergoeding uitkeren van 1/5e van 214 dagen (voltijd in de ogen van de belastingdienst): 43 x €2 = €86 euro per jaar.

Thuiswerkvoorzieningen
Hoe zit het met de kosten van hulpmiddelen die nodig zijn om thuis te kunnen werken, zoals een laptop en bureau?

Van hulpmiddelen die volgens de werkgever noodzakelijk zijn om goed te kunnen werken (noodzakelijkheidscriterium), hoef je de kosten niet mee te tellen bij het belastbaar loon van de medewerker.

Dit hoeft ook niet bij hulpmiddelen die de medewerker voor ten minste 90 procent zakelijk gebruikt, zowel op de werkplek als daarbuiten (bijvoorbeeld thuis).

Naast de vergoeding van €2,15 per dag, is het mo- gelijk om een onbelaste vergoeding te geven voor de internetkosten die een medewerker maakt voor het abonnement thuis. Dit moet dan wel voldoen aan het zogenaamde ‘noodzakelijkheidscriterium’.

Werkgevers mogen voor het thuiswerken bepaalde Arbo-zaken belastingvrij vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. Bijvoorbeeld een bureau of