Hybride werken, zó laat je het werken voor jouw organisatie

Direct aan de slag

Met deze slimme maatregelen kun je meteen starten:

Bied je medewerkers een thuiswerkvergoeding aan
Als werkgever kun je je medewerkers een onbelaste thuiswerkvergoeding geven van €2,15 per dag. Lees hier meer.

Vergoed de inrichting van een Arboproof thuiswerkplek
Voor de thuiswerkplek kan een gerichte vrijstelling gelden voor arbovoorzieningen, noodzakelijke voorzieningen en thuiswerkkosten. In deze handreiking krijg je antwoord op vaak gestelde vragen en een aantal praktische voorbeelden. Wil je weten hoe thuiswerkvriendelijk jij al bent als werkgever? Vul dan de Mobiliteitsindex in.

Flexibiliseer werktijden en zorg voor een betere spreiding over de dag en week
Zorg bijvoorbeeld voor langere openingstijden van jullie werklocatie. Plan teamdagen of teamoverleggen in op afwissellende/ rustige dagen. Plan overleggen tussen 10 en 4 zodat medewerkers de spits kunnen vermijden. Zorg dat ze tijdens hun OV-reistijd kunnen werken. Of beloon het werken op rustige kantoordagen met bijvoorbeeld een lunch of leuke activiteit.

Zorg voor flexibele werkplekken
Richt de werklocatie in op hybride werken, met voldoende flexwerkplekken, ontmoetingsruimtes en overlegplekken. Gebruik een app waarmee je medewerkers werkplekken kunnen reserveren.

Slim roosteren, dichterbij werken
Werken veel medewerkers verspreid door het hele land en moeten zij door de aard van hun werk op locatie werken bij klanten? Met slim roosteren zorg je dat ze minder kilometers hoeven te maken en vaker in hun eigen regio aan de slag kunnen. Wellicht kun je ook samenwerken met collega-ondernemers in andere regio’s en elkaar lokale opdrachten toeschuiven. Dat bespaart tijd en kosten.

Gebruik deze handige tools van TNO
TNO ontwikkelde in samenwerking met het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid een toolbox die werkgevers en medewerkers helpt om effectiever, gezonder en fijner hybride te werken.

Tip: Vul de mobiliteitsindex in en check hoe jij scoort als thuiswerkvriendelijke werkgever

Wil je weten in hoeverre jij al een thuiswerkvriendelijke werkgever bent? Vul de Mobiliteitsindex in.

Vaste reiskostenvergoeding lastiger

Vanaf 2022 kun je als werkgever alleen nog een vaste onbelaste vergoeding verstrekken als je kunt inschatten hoeveel dagen een medewerker reist en thuiswerkt. Op het moment dat je dit niet kunt inschatten, bijvoorbeeld omdat je medewerkers flexibel zijn in waar ze werken, kun je geen vaste onbelaste vergoeding (forfait) meer uitkeren. Dan kun je alleen een onbelaste reiskostenvergoeding verstrekken op basis van declaratie.
Voorbeeld: stel dat een medewerker 4 dagen per week op locatie werkt en 1 dag thuis. Dan kun je vaste onbelaste reiskosten uitkeren van 4/5e van 214 dagen
(214 dagen is in de ogen van de belastingdienst voltijd) = 171 dagen. Weet je van tevoren niet hoeveel deze medewerker gaat thuiswerken, dan moet de medewerker per maand een declaratie van zijn of haar reizen indienen.

Thuiswerkvergoedingen

Thuiswerkvergoeding
Op dagen dat medewerkers thuiswerken, mag je geen reiskostenvergoeding geven. Wel mag je een onbelaste vergoeding van € 2,15 per thuiswerkdag te geven, ook als de medewerker een deel van de dag thuiswerkt.

Voorbeeld: Stel dat een medewerker gemiddeld 1 dag per week thuiswerkt, dan mag je als werkgever een vaste thuiswerkvergoeding uitkeren van 1/5e van 214 dagen (voltijd in de ogen van de belastingdienst): 43 x €2 = €86 euro per jaar.

Thuiswerkvoorzieningen
Hoe zit het met de kosten van hulpmiddelen die nodig zijn om thuis te kunnen werken, zoals een laptop en bureau?

Van hulpmiddelen die volgens de werkgever noodzakelijk zijn om goed te kunnen werken (noodzakelijkheidscriterium), hoef je de kosten niet mee te tellen bij het belastbaar loon van de medewerker.

Dit hoeft ook niet bij hulpmiddelen die de medewerker voor ten minste 90 procent zakelijk gebruikt, zowel op de werkplek als daarbuiten (bijvoorbeeld thuis).

Naast de vergoeding van €2,15 per dag, is het mo- gelijk om een onbelaste vergoeding te geven voor de internetkosten die een medewerker maakt voor het abonnement thuis. Dit moet dan wel voldoen aan het zogenaamde ‘noodzakelijkheidscriterium’.

Werkgevers mogen voor het thuiswerken bepaalde Arbo-zaken belastingvrij vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. Bijvoorbeeld een bureau of